La crise sanitaire a transformé nos usages : télétravail généralisé, distanciation sociale, visioconférence, déplacements limités ; mais elle a aussi poussé à la modernisation de l’organisation au sein des entreprises. Dans ce contexte, la signature électronique s’est hissée comme une solution indispensable aux entreprises afin qu’elles puissent continuer à fonctionner et à réaliser des transactions moyennant signature de façon économique, sécurisée, rapide et avec un impact écologique moindre.
Qu’est-ce que la signature électronique ?
La signature électronique, comme une signature physique, permet d’authentifier un document et de valider son contenu. En revanche, elle a la particularité de se faire 100 % en ligne et permet de signer très rapidement et sans contact physique des documents essentiels. L’utilisateur reçoit un lien par e-mail, ou bien clique sur un lien hypertexte lui permettant d’accéder à la page de signature dans laquelle il retrouve l’ensemble des documents. Une étape de consentement permet de s’assurer que l’utilisateur a bien pris connaissance du ou des documents à signer. Enfin, un code est envoyé par sms permettant d’authentifier la personne.
Les bouleversements actuels ont provoqué de réels changements sur le mode de travail et ont bousculé les usages des entreprises qui ont dû mettre un coup d’accélérateur à leur processus de transformation digitale en intégrant de nouvelles solutions technologiques notamment avec l’adoption de la signature électronique. Ainsi, cette solution leur a permis d’une part de poursuivre leur activité, mais aussi d’instaurer un process rapide et facile d’utilisation.
Une étude réalisée en ligne par Yougov pour Universign en janvier 2021 sur un échantillon de 1018 personnes, a montré que 26 % des entreprises ont adopté une solution de signature électronique, dont 49 % l’ont utilisée dans le cadre de ventes et 41 % pour des documents liés aux ressources humaines. Cette étude a aussi souligné que pour 3 professionnels sur 4 la signature électronique est une solution qui s’avère efficace.
Aussi, d’après une étude réalisée par Adobe et publiée par le magazine Forbes, une augmentation de 300 % des transactions via AdobeSign a été observé durant l’année 2020, ce qui souligne une adoption massive de la signature électronique durant cette période.
Quelles sont les garanties apportées par la signature électronique ?
La signature électronique bénéficie de la même valeur légale que la signature manuscrite, mais diffère par le fait qu’elle correspond à une suite de caractères (chiffres, lettres et autres). Elle permet les garanties suivantes pour un document numérique :
- Authenticité : pouvoir retrouver de manière certaine l’identité de la personne
- Intégrité : la garantie qu’il n’y a pas eu de modifications dans le document
- Infalsifiable : une personne ne peut se faire passer pour une autre
- Non-réutilisable : la signature apposée sur un document signé ne peut être réutilisée sur un autre document
- Inaltérable : aucune modification possible une fois le document signé
- Irrévocable : ne peut être contesté par la personne qui a signé
Quel niveau de sécurité pour la signature électronique ?
La sécurité liée à la signature électronique va dépendre du niveau de la signature. Il existe selon le règlement eIDas (electronic IDentification, Authentification and trust Services) n° 910/2014 du 23 juillet 2014 trois niveaux de signature à savoir :
- Niveau 1 (la signature simple) : c’est une signature électronique dont l’usage est rapide. Elle est utilisée pour des actes impliquant des conséquences juridiques ou financières moindre pour le signataire (ex. : contrats d’adhésion, de bail, de travail, etc.).
Sécurité niveau 1 : l'identité du signataire est vérifiée via un contrôle par code OTP (One-Time-Password) à 4 chiffres, qui est envoyé par SMS sur le téléphone du signataire.
- Niveau 2 (la signature avancée) : elle correspond au niveau de signature électronique le plus utilisé par les entreprises.
Sécurité niveau 2 : la signature électronique avancée impose l’ajout ou téléchargement de la pièce d’identité du signataire avant de lui envoyer un code lui permettant de signer son ou ses documents. Le prestataire sera chargé ensuite de vérifier que l’identité correspond bien.
- Niveau 3 (la signature qualifiée) : elle est plus rarement utilisée par les entreprises, car elle est plus contraignante et exigeante en termes de sécurité.
Sécurité niveau 3 : la signature qualifiée bénéficie des mêmes critères de vérification que la signature avancée en y ajoutant le fait qu’elle ne peut se faire totalement à distance. En effet, elle nécessite une validation de l’identité du signataire en face-à-face qui permettra de lui remettre une clé cryptographique (sous forme de clé USB, badge, carte à puce, etc.) afin de signer ses documents.
Quels domaines utilisent la signature électronique ?
La signature électronique est aujourd’hui répandue dans la plupart des domaines professionnels et administratifs. De nombreuses banques, mutuelles ou assurances s’en servent dans le cadre d’un parcours de vente par exemple lors d’une adhésion en ligne ou encore lors du paiement d’une transaction.
Le secteur immobilier est lui aussi de plus en plus adepte de cette solution innovante procurant des avantages à la fois aux clients et aux professionnels. Elle permet en effet d’éviter les délais très longs et les allers et retours faisant perdre du temps et de l’énergie aux différentes parties. Les signatures de contrats peuvent désormais se faire à distance sans la nécessité que bailleurs et locataires dans le cadre d’une location par exemple soient présent.
Dans le cas des professions juridiques impliquant des métiers tels que huissiers et avocats, ils sont de plus en plus nombreux à adopter cette solution notamment dans la transmission des actes bien qu’’une présence physique soit nécessaire la plupart du temps.
Les freins des entreprises
La digitalisation de la signature au sein des entreprises n’est pas sans craintes, en effet parmi les principaux freins on note la fiabilité des solutions et la sécurité des données, mais aussi la méconnaissance vis-à-vis du fonctionnement de la signature électronique.
Cependant, les différents niveaux de sécurité cités plus haut et les progrès faits par le domaine de la cybersécurité ont permis de lever ces freins et de garantir la confiance des utilisateurs. Et cette solution, qui continue donc de séduire de plus en plus d’entreprises et d’administrations, s’appuie notamment de plus en plus sur des innovations technologiques pour progresser (on pense ici par exemple à la blockchain).
Bien souvent, lorsque l’on part de zéro, il est difficile de mettre en place une solution adéquate seul. Il est ainsi nécessaire qu’un prestataire de confiance accompagne les entreprises notamment en apportant leur expertise sur les questions réglementaires et juridiques d’une part, mais aussi sur les questions techniques et fonctionnelles d’autre part.
Sources :
https://www.universign.com/fr/etude-you-gov/
https://www.archimag.com/content/signature-electronique-pour-nuls-5-points-retenir-video
